Como conciliar faturas com Ordens de Compra (OC) no DigitAI

Passo a passo

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   Compreender o Propósito e Benefícios da Conciliação

   A conciliação de faturas com Ordens de Compra (OC) no DigitAI é um processo essencial para garantir a precisão na gestão financeira. Permite verificar se os bens ou serviços faturados correspondem ao que foi previamente acordado em uma OC, melhorando o controle de despesas, a rastreabilidade e a eficiência nos pagamentos. Ao vincular cada item da fatura à sua OC correspondente, minimizam-se erros e agiliza-se a aprovação.

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   Acessar a Conciliação a partir de Documentos

   Não existe um módulo independente de conciliação. O acesso é feito através da seção **Documentos** (`/documentos`) no menu lateral do DigitAI. Clique no documento ou no ícone de lápis ✏️ de edição para entrar no **Reviewer / Processamento Manual** (`manual-processing`). Se o esquema do documento tiver a verificação de OC ativa (`is_payment_order_verification: true`), você verá habilitada a aba **Conciliador** (`conciliador`) no cabeçalho.

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   Identificar Status e Itens que Requerem Vinculação

   Ao entrar na aba Conciliador, você observará duas tabelas e seus respectivos status: - **Itens da fatura**: dividem-se em `Pendente` (indicado com ícone de relógio âmbar e resumido no cabeçalho como 'Itens de fatura pendentes') e `Conciliado` (check verde, linha esmaecida com caixa de seleção bloqueada e botão 'Desvincular' com ícone link_off habilitado para reverter, se necessário). - **Linhas da OC**: exibem o status retornado diretamente pelo ERP (badge âmbar para 'Pendente', verde para 'Concluído' ou 'Entregue'). - **Badges de resumo**: mostram discrepâncias em tempo real: Quantidade (verde se coincidir, vermelho se houver diferença) e Total (verde se coincidir, âmbar se houver diferença).

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   Pesquisar e Selecionar a Ordem de Compra Correspondente

   A pesquisa inicial é executada automaticamente ao clicar no botão laranja **CONCILIAR**, utilizando os dados extraídos da fatura (número da OC e CNPJ/identificação fiscal do fornecedor). Para pesquisas pontuais, você conta com um campo de busca manual em tempo real na tabela de OC com o placeholder `Buscar por SKU ou descrição...`, filtrando instantaneamente por SKU, descrição, linha ou código. Para conciliar, marque as caixas de seleção (checkboxes) do item da fatura e da(s) linha(s) de OC correspondente(s) (suporta relações 1 para N ou N para 1 na mesma OC). Em seguida, clique em **CONCILIAR** para associar os dados da OC ao item da fatura, que passará imediatamente ao status Conciliado.

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   Ações se não Encontrar Ordens de Compra Disponíveis

   Se o sistema exibir o aviso "Não foram encontradas linhas para «[texto]»" ou um alerta de falha de conexão/resposta do ERP: 1. Limpe ou ajuste os filtros no campo de busca manual (`Buscar por SKU ou descrição...`). 2. Volte ao cabeçalho do Reviewer e verifique se o número da OC e os dados do fornecedor extraídos da fatura estão corretos. Se houver divergência, corrija-os para consultar novamente o ERP. 3. Se a linha precisar de ajuste na leitura, você pode editá-la manualmente clicando no ícone de lápis ✏️ na linha. 4. Se o problema persistir após corrigir os dados, valide no ERP se a OC está emitida e disponível, ou entre em contato com o suporte técnico.

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   Revisar e Confirmar a Conciliação

   Antes de concluir a revisão do documento, verifique se todos os itens da fatura estão com o status `Conciliado` (check verde) e se os badges de Quantidade e Total não apresentam discrepâncias indesejadas. Ao clicar em **CONCILIAR**, os dados ficam vinculados e salvos no documento dentro do fluxo de processamento manual, permitindo prosseguir com a aprovação e contabilização.