Cómo conciliar facturas con Órdenes de Compra (OC) en DigitAI

Paso a paso

1. 1

   Comprender el Propósito y Beneficios de la Conciliación

   La conciliación de facturas con Órdenes de Compra (OC) en DigitAI es un proceso esencial para asegurar la precisión en la gestión financiera. Permite verificar que los bienes o servicios facturados coincidan con lo previamente acordado en una OC, mejorando el control de gastos, la trazabilidad y la eficiencia en los pagos. Al vincular cada ítem de factura con su OC correspondiente, se minimizan errores y se agiliza la aprobación.

2. 2

   Acceder a la Conciliación desde Documentos

   No existe un módulo independiente de conciliación. El acceso se realiza desde la sección **Documentos** (`/documentos`) en el sidebar de DigitAI. Haz clic en el documento o en el ícono de lápiz ✏️ de edición para ingresar al **Reviewer / Procesamiento Manual** (`manual-processing`). Si el schema del documento tiene activa la verificación de OC (`is_payment_order_verification: true`), verás habilitada la pestaña **Conciliador** (`conciliador`) en la cabecera.

3. 3

   Identificar Estados e Ítems que Requieren Vinculación

   Al ingresar a la pestaña Conciliador observarás dos tablas y sus respectivos estados: - **Ítems de factura**: se dividen en `Pendiente` (indicado con ícono de reloj ámbar y resumido en la cabecera como 'Ítems de factura pendientes') y `Conciliado` (check verde, fila atenuada con checkbox bloqueado y botón 'Desvincular' con ícono link_off habilitado para revertir si es necesario). - **Líneas de OC**: muestran el estado devuelto directamente por el ERP (badge ámbar para 'Pendiente', verde para 'Completado' o 'Entregado'). - **Badges de resumen**: reflejan discrepancias en vivo: Cantidad (verde si coincide, rojo si difiere) y Total (verde si coincide, ámbar si difiere).

4. 4

   Buscar y Seleccionar la Orden de Compra Correspondiente

   La búsqueda inicial se ejecuta automáticamente al pulsar el botón naranja **CONCILIAR**, utilizando los datos extraídos de la factura (número de OC y CUIT del proveedor). Para búsquedas puntuales, dispones de un buscador manual en tiempo real sobre la tabla de OC con el placeholder `Buscar por SKU o descripción...`, el cual filtra al instante por SKU, descripción, renglón o código. Para conciliar, marca las casillas de verificación (checkboxes) del ítem de factura y del renglón (o renglones) de OC correspondientes (soporta relaciones 1 a N o N a 1 dentro de la misma OC). Luego, haz clic en **CONCILIAR** para asociar los datos de la OC al ítem de factura, el cual pasará inmediatamente al estado Conciliado.

5. 5

   Acciones si no se Encuentran Órdenes de Compra Disponibles

   Si el sistema muestra el aviso "No se encontraron líneas para «[texto]»" o una advertencia de falta de respuesta/conexión con el ERP: 1. Limpia o ajusta los filtros en el buscador manual (`Buscar por SKU o descripción...`). 2. Vuelve a la cabecera del Reviewer y verifica que el campo del número de OC y los datos del proveedor extraídos de la factura sean exactos. Si había un error, corrígelo para reconsultar al ERP. 3. Si la línea requiere ajuste de lectura, puedes editarla manualmente usando el ícono de lápiz ✏️ de la fila. 4. Si el problema persiste tras corregir los datos, valida en tu ERP que la OC se encuentre emitida y disponible, o contacta a soporte técnico.

6. 6

   Revisar y Confirmar la Conciliación

   Antes de concluir la revisión del documento, comprueba que todos los ítems de factura hayan quedado en estado `Conciliado` (check verde) y que los badges de Cantidad y Total no presenten diferencias no deseadas. Al presionar **CONCILIAR**, los datos quedan vinculados y guardados en el documento dentro del flujo de procesamiento manual, permitiendo continuar con la aprobación y registro del comprobante.